Notion 사용법｜기본 개념, 페이지 만들기, 데이터베이스, 템플릿, 협업 기능까지 한 번에 정리
이번 포스팅에서는 Notion을 처음 쓰는 분들이 가장 헷갈려하는 부분을 중심으로, 워크스페이스가 무엇인지, 페이지와 블록은 어떻게 다른지, 메모 앱처럼 써도 되는지, 그리고 왜 많은 분들이 데이터베이스 기능까지 같이 쓰는지 흐름대로 정리해보겠습니다.
Notion은 단순 메모장이라기보다, 페이지 안에 글, 체크리스트, 표, 보드, 캘린더 같은 요소를 조합해서 문서와 업무 관리 공간을 함께 만드는 도구에 가깝습니다. 그래서 처음에는 어려워 보여도, 구조만 이해하면 생각보다 훨씬 편하게 쓸 수 있습니다.
그럼 지금부터 Notion 사용법을 하나씩 알아보겠습니다.
1). Notion 기본 개념
처음에는 용어부터 익히는 게 편합니다.
워크스페이스는 내가 쓰는 전체 작업 공간이고, 그 안에 페이지를 만들고, 페이지 안에는 블록을 넣는 구조입니다. 텍스트, 체크박스, 이미지, PDF, 표 같은 요소가 전부 블록으로 들어간다고 이해하시면 쉽습니다.
즉 이렇게 이해하시면 됩니다.
- 워크스페이스
→ 내 작업 공간 전체 - 페이지
→ 문서 한 장이면서, 필요하면 하위 페이지를 담을 수도 있는 기본 단위 - 블록
→ 문단, 체크리스트, 이미지, 표 같은 개별 요소
이 구조만 이해해도 Notion이 훨씬 덜 복잡하게 느껴집니다.
2). 페이지부터 만드는 법
Notion은 보통 새 페이지를 만드는 것부터 시작합니다.
사이드바에서 새 페이지를 만들고 제목을 적은 다음, 본문에 필요한 내용을 넣으면 됩니다. 문서처럼 길게 써도 되고, 회의록이나 독서노트처럼 간단히 써도 됩니다.
처음에는 너무 복잡하게 꾸미기보다 아래처럼 시작하는 게 편합니다.
- 제목 쓰기
- 한두 줄 설명 넣기
- 체크리스트 추가하기
- 필요하면 하위 페이지 만들기
페이지 안에 또 페이지를 넣을 수 있어서, 상위 페이지를 큰 카테고리처럼 쓰고 하위 페이지를 세부 문서처럼 나누는 방식도 잘 맞습니다.
3). 슬래시 명령어부터 익히기
Notion 초보자가 가장 먼저 익히면 편한 게 슬래시 명령어입니다.
본문에서 / 를 입력하면 블록 메뉴가 뜨고, 여기서 할 일 목록, 이미지, 인용문, 북마크, 데이터베이스 같은 요소를 바로 넣을 수 있습니다.
자주 쓰는 건 보통 이런 것들입니다.
- /todo
→ 체크리스트 - /table
→ 표 또는 테이블 보기 - /board
→ 칸반 보드 - /calendar
→ 캘린더 보기 - /quote
→ 인용문 - /callout
→ 강조 박스
처음에는 이 기능만 잘 써도 문서 만드는 속도가 꽤 빨라집니다.
4). 데이터베이스는 왜 많이 쓰나
Notion이 다른 메모 앱과 가장 크게 다른 지점 중 하나가 데이터베이스입니다.
쉽게 말하면 이런 느낌입니다.
- 메모만 할 거면 일반 페이지로 충분하고,
- 할 일 관리, 독서 기록, 콘텐츠 캘린더, 프로젝트 정리처럼 항목이 계속 쌓이는 작업은 데이터베이스가 훨씬 편합니다.
예를 들어 글감 관리 페이지를 만든다면 제목, 상태, 마감일, 카테고리 같은 속성을 넣고, 같은 데이터를 테이블로도 보고 캘린더로도 볼 수 있습니다.
그리고 여기서 중요한 건 데이터베이스 안의 각 항목이 자체 페이지라는 점입니다.
처음에는 이 기능이 어렵게 보이지만, 익숙해지면 오히려 일반 문서보다 훨씬 정리가 잘 됩니다.
5). 보기 방식 바꾸기
Notion 데이터베이스는 한 번 만들면 끝이 아니라, 보는 방식을 바꿔가며 쓸 수 있는 게 장점입니다.
테이블은 목록 관리에 편하고, 보드는 진행 상태를 보기 좋고, 캘린더는 일정 확인에 좋습니다.
그래서 실사용은 보통 이렇게 갑니다.
- 할 일 관리
→ 보드 보기 - 콘텐츠 일정
→ 캘린더 보기 - 자료 목록
→ 테이블 보기 - 이미지 중심 포트폴리오
→ 갤러리 보기
하나의 데이터베이스를 여러 관점으로 보는 구조라서, 익숙해지면 꽤 강력합니다.
6). 템플릿은 꼭 써보는 게 좋음
처음부터 직접 다 만들 필요는 없습니다.
Notion에는 처음 쓰는 사람도 바로 가져다 쓸 수 있는 템플릿이 많습니다. 개인 일정 관리, 회의록, 독서노트, 프로젝트 관리처럼 자주 쓰는 구조는 이미 잘 짜여 있는 경우가 많아서, 처음에는 템플릿으로 시작하는 게 오히려 편합니다.
초보자라면 특히 아래 같은 템플릿이 시작하기 좋습니다.
- 할 일 관리
- 회의록
- 독서노트
- 프로젝트 보드
- 콘텐츠 캘린더
처음에는 템플릿을 그대로 써보고, 익숙해지면 내 방식대로 속성이나 보기만 조금씩 바꾸는 게 가장 편합니다.
또 필요하면 데이터베이스 안에서 반복해서 쓸 템플릿을 만들 수도 있습니다.
7). 협업 기능도 강점
Notion은 혼자 쓰는 메모 앱처럼도 쓸 수 있지만, 여러 명이 함께 문서를 편집하고 공유하는 용도로도 강합니다.
페이지를 다른 사람과 공유해서 같이 수정할 수 있고, 댓글이나 멘션으로 의견을 남길 수도 있습니다.
그래서 팀 회의록, 업무 문서, 프로젝트 관리처럼 여러 사람이 같이 보는 자료에도 잘 맞습니다.
- 페이지 공유
- 댓글과 멘션
- 권한 설정
- 팀 단위 공간에서 함께 관리하기
또 필요하면 페이지를 외부에 공개해서 간단한 소개 문서나 자료 페이지처럼 활용하는 것도 가능합니다.
8). 초보자는 이렇게 시작하면 편함
처음부터 데이터베이스, 자동화, 대시보드까지 한꺼번에 하려고 하면 오히려 금방 질릴 수 있습니다.
가장 무난한 시작 순서는 이렇습니다.
- 첫째, 개인 홈 페이지 하나 만들기
- 둘째, 그 안에 오늘 할 일 페이지와 메모 페이지 만들기
- 셋째, 체크리스트와 간단한 표만 먼저 써보기
- 넷째, 익숙해지면 데이터베이스 하나 추가하기
- 다섯째, 템플릿으로 구조를 넓히기
처음에는 “예쁘게 만들기”보다 “매일 열어보는 페이지 하나 만들기”가 훨씬 중요합니다.
9). 초보자가 자주 하는 실수
Notion을 처음 쓸 때 가장 많이 하는 실수는 너무 거창하게 시작하는 것입니다.
예를 들어 처음부터 인생 관리 시스템, 공부 관리 시스템, 업무 대시보드, 독서 기록, 재무 관리까지 한 번에 다 만들려고 하면 금방 지치기 쉽습니다.
또 이런 실수도 자주 나옵니다.
- 페이지를 너무 많이 만들어서 오히려 찾기 어려워짐
- 데이터베이스 속성을 과하게 넣어서 관리가 귀찮아짐
- 예쁘게 꾸미는 데만 시간을 많이 씀
- 실제로는 잘 안 쓰는 구조를 만들어놓음
그래서 처음에는 단순하게 가는 게 좋습니다.
메모, 할 일, 자료 정리 이 세 가지만 잘 돌아가도 Notion은 충분히 유용합니다.
10). Notion을 잘 쓰는 핵심
Notion을 오래 잘 쓰는 사람들은 기능을 많이 아는 사람보다, 자기 루틴에 맞게 단순하게 쓰는 사람인 경우가 많습니다.
즉, 중요한 건 기능 수가 아니라 반복해서 여는 구조입니다.
- 매일 확인할 페이지를 하나 만들고,
- 자주 쓰는 문서를 몇 개 정리하고,
- 필요할 때만 데이터베이스를 붙이는 방식이 가장 현실적입니다.
너무 완벽한 시스템을 만들려고 하기보다, 내가 오늘 바로 쓸 수 있는 페이지 하나부터 만드는 게 훨씬 오래 갑니다.
11). 정리해보면
Notion 사용법은 처음엔 복잡해 보여도, 실제로는 페이지와 블록만 이해하면 절반은 끝입니다.
처음에는 메모와 체크리스트 정도로 가볍게 시작하고, 그다음에 데이터베이스와 템플릿을 붙여가는 방식이 가장 덜 어렵습니다.
핵심만 다시 정리하면 이렇습니다.
- 워크스페이스는 전체 공간, 페이지는 문서 기본 단위, 블록은 구성 요소
- 처음에는 페이지 만들기와 슬래시 명령어부터 익히기
- 할 일이나 기록 관리에는 데이터베이스가 편함
- 테이블, 보드, 캘린더로 같은 내용을 다르게 볼 수 있음
- 처음엔 템플릿을 활용하는 게 훨씬 쉬움
- 너무 복잡하게 시작하지 말고 매일 쓰는 페이지부터 만들기
Notion은 한 번에 완벽하게 세팅하려고 하면 어렵게 느껴지지만, 내 생활에 맞는 한 페이지부터 만들면 생각보다 훨씬 금방 익숙해집니다.
그래서 처음 시작하신다면 거창한 대시보드보다, 오늘 할 일과 메모를 담는 가장 단순한 페이지 하나부터 만들어보시는 게 좋습니다.